Nad organizacją i prawidłowym przebiegiem Warszawskiego Panelu Klimatycznego czuwali: Zespół Koordynujący, doradcy merytoryczni oraz Zespół Monitorujący.
Zespół Koordynujący
Zespół Koordynujący odpowiadał za całościową realizację panelu. W jego skład weszły przedstawicielki i przedstawiciele trzech organizacji społecznych: Fundacji Pracownia Badań i Innowacji Społecznych „Stocznia”, Fundacji Pole Dialogu i Fundacji Civis Polonus.
Nad sprawnym przebiegiem panelu czuwali:
- Maria Jagaciak,
- Olga Napiontek
- Agnieszka Pędzich,
- Katarzyna Pliszczyńska,
- Mateusz Wojcieszak,
- Marcelina Zjawińska.
Jakie były najważniejsze zadania Zespołu Koordynującego?
- koordynacja realizacji Panelu,
- przeprowadzenie we współpracy z Urzędem m.st. Warszawy losowania panelistów i panelistek,
- wybór ekspertów i ekspertek,
- przeprowadzenie naboru stron,
- przygotowanie programu panelu,
- organizacja i prowadzenie spotkań panelu,
- przeprowadzenie głosowania nad rekomendacjami,
- przeprowadzenie we współpracy z Urzędem m.st. Warszawy kampanii informacyjnej na temat panelu,
- przygotowanie raportu z przebiegu panelu.
Zespół Koordynujący wspierany był przez asystentów i asystentki, udzielających pomocy technicznej i logistycznej panelistom i panelistkom.
Doradcy merytoryczni
W organizację panelu zaangażowanych było dwóch doradców merytorycznych:
- Marcin Popkiewicz, analityk megatrendów, ekspert i dziennikarz zajmujący się powiązaniami w obszarach gospodarka-energia-zasoby-środowisko. Autor bestsellerów: „Świat na rozdrożu”, „Rewolucja energetyczna. Ale po co?” i „Nauka o klimacie”. Pełni funkcję redaktora portali ziemianarozdrozu.pl i naukaoklimacie.pl. Za swoją działalność zdobył nagrody „Dziennikarze dla klimatu 2015”, „Economicus 2016” (za najlepszą książkę szerzącą wiedzę ekonomiczną) oraz „Promotor Energetyki Odnawialnej 2016”. Wraz z zespołem redakcji „Nauka o klimacie” jest także laureatem przyznawanej przez MNiSW oraz PAP nagrody „Popularyzator Nauki 2017”;
- dr Wojciech Szymalski, ekspert-analityk w tematyce ochrony środowiska. Jako analityk zajmuje się tematyką zanieczyszczeń z transportu, emisji gazów cieplarnianych oraz adaptacji do zmian klimatu i ocen oddziaływania na środowisko. Jest specjalistą od polityki transportowej i klimatycznej oraz zagadnień związanych z zagospodarowaniem przestrzennym. Z wykształcenia jest doktorem nauk o Ziemi. Studiował głównie w Polsce na Uniwersytecie Warszawskim, ale odbył także staże w Holandii, Niemczech i USA. Od 2004 roku pracował w stowarzyszeniu Zielone Mazowsze, gdzie inicjował i prowadził liczne projekty w zakresie zrównoważonego transportu. Prezesem stowarzyszenia był w latach 2011-2013. Od 2009 roku pracuje w Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju, gdzie zajmuje się zagadnieniami ochrony klimatu, między innymi przygotowując Strategię Adaptacji Warszawy do zmian klimatu. Prezesem fundacji został w 2015 roku.
Zadaniem doradców merytorycznych było wsparcie Zespołu Koordynującego w doprecyzowaniu tematu panelu, przygotowaniu programu i materiałów edukacyjnych dla panelistów i panelistek. Ich rolą była też pomoc w wytypowaniu ekspertów i ekspertek oraz konsultacja merytoryczna przygotowanych przez nich prezentacji, materiałów i rekomendacji.
Zespół Monitorujący
Zespół Monitorujący dbał o prawidłowy przebieg panelu, w tym zgodność ze standardami i regulaminem. W skład Zespołu Monitorującego weszli:
- Dyrektor Koordynator ds. zrównoważonego rozwoju i zieleni – Przewodnicząca Zespołu,
- przedstawiciel Gabinetu Prezydenta,
- przedstawiciel Biura Ochrony Powietrza i Polityki Klimatycznej,
- przedstawiciel Biura Infrastruktury,
- przedstawiciel Centrum Komunikacji Społecznej,
- przedstawiciel Biura Ochrony Środowiska,
- przedstawiciel Biura Architektury i Planowania Przestrzennego,
- przedstawiciel Biura Polityki Lokalowej,
- przedstawiciel Biura Funduszy Europejskich i Polityki Rozwoju,
- przedstawiciel Zarządu Dróg Miejskich,
- przedstawiciele Rady m.st. Warszawy,
- przedstawiciele organizacji społecznych.
Zadania Zespołu Monitorującego:
- zatwierdzenie przygotowanego regulaminu panelu,
- zatwierdzanie istotnych decyzji dotyczących panelu, a w szczególności koncepcji przeprowadzenia kampanii informacyjnej oraz sposobu przeprowadzenia doboru panelistek i panelistów oraz ekspertek i ekspertów,
- zatwierdzenie treści rekomendacji wypracowanych w trakcie panelu pod kątem ich zgodności z dokumentami strategicznymi m.st. Warszawy i możliwości ich realizacji przed dopuszczeniem ich do głosowania końcowego,
- zatwierdzenie sporządzonego przez Zespół Koordynujący raportu z przebiegu panelu,
- rozpatrywanie zgłoszeń w sprawie naruszeń standardów panelu,
- wzywanie Zespołu Koordynującego do podjęcia działań mających na celu przywrócenie zgodności ze standardami Panelu,
- rozpatrywanie odwołań od decyzji Zespołu Koordynującego dotyczących odmowy udziału w panelu w charakterze Strony bądź Obserwatora lub Obserwatorki,
- udział w plenarnych częściach spotkań panelu.
Zespół Monitorujący został powołany Zarządzeniem nr 1188/2020 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 29 września 2020 roku.